Bir ROWE ortamında işler verimli bir şekilde yolunda gittiği sürece, insanlar istedikleri şeyleri istedikleri zaman yaparlar. Şu an itibariyle iki güvenilir ROWE’den bahsetmek mümkün: Fortune 100 retailer Best Buy Co., Inc. ve New Richmond, WI’daki J.A. Counter & Associates aracılık firması.  Her iki firma da bir yandan insanlara kendi hayatları üzerinde denetim imkanı sağlarken bir yandan da üretkenliklerini maksimize edecek şekilde (En Uygun Satın Alma ekiplerinde ortalama % 41’e kadar) teknoloji ile bütünleşmiş durumdadırlar. Bu makalede, 21. yüzyıla ait işyeri araçlarının nasıl kullanılacağı konusunda daha becerikli davranarak bir ROWE’ye doğru nasıl devinebileceğinizle ilgili 10 önemli husustan bahsedeceğiz.

1: Ulaşılabilirliği arttırmak için değil özgürlüğü arttırmak için teknolojiyi kullanın

Teknolojinin büyüsü, onun gün içerisinde daha fazla insanı daha çok yerde ve daha uzun süre daha ulaşılabilir hale getirmesindedir. Ancak bir ROWE ortamında esas amaç ulaşılabilirlik değildir. Bir ROWE’de önemli olan tek şey sonuçlardır. Ekipler, departmanlar ve organizasyonlar yürütmeye çalıştıkları sonuçlar hakkında aydınlatılma ihtiyacı duymaktadırlar. Bu durumda, çalışanlar teknolojiyi bu sonuçları kendi özgün şartlarında karşılamak için kullanabilirler. Bu sayede, teknoloji  sonuç değil araç haline gelir.

2: İnsanların Blackberry, iPhone, vb. araçları nasıl kullanacaklarına kendilerinin karar vermesine izin verin

Son zamanlarda haberlerde, akşam saat 7.00’dan sonra veya hafta sonları PDA’larını kullanarak kendi çalışanlarını yasaklayan şirket politikaları ile birlikte pek çok “Blackberry Blackouts,” haberine rastlanmaktadır. Bu, insanlara eBay üzerinden sadece mağaza saatlerinde alışveriş yapabileceklerini söylemek gibi bir şeydir. Eğer insanlar maillerini gece 3.00’da cevaplamak istiyorsa bırakın istedikleri gibi yapsınlar. İnsanlar netice alabildikleri ve teslimatlarını yapabildikleri sürece zamanlarını nasıl kullanacakları konusunda kendileri tercih yapabilmelidir.

3: Telefonu ve telekonferansı bir istisna olmaktan çıkarın kural haline getirin

Pek çok çalışma kültüründe, bir toplantı için telekonferans yöntemi kullanmak şehir dışı veya deniz aşırı ortaklara mahsus olarak görülür. Ancak o gün evinde çalışmak isteyen birinin toplantıya neden telekonferans yoluyla katılamayacağı ile ilgili makul bir gerekçe yoktur. Evet, bir toplantı odasında eksik kişinin yerine bir hoparlör olması odanın dinamiğini değiştirebilir. Ama hangisi daha önemli: bir çalışanın fiziksel olarak orada bulunması mı, yoksa anlamlı bir katkıda bulunması mı?

4: Zaman damgasına (time stamp) önem vermeyin

Eğer birisi size gece yarısı bir e-mail gönderirse o kişinin tuhaf saatlerde çalıştığını mı düşünürsünüz? Neden?Bir ROWE ortamında, bu Sludge (atık) olarak adlandırılır; yani birinin işin nerde ve ne zaman gerçekleştiği konusunda alışılmış kurallara uymayan bir şekilde zamanını nasıl kullandığının sizin tarafınızdan değerlendirildiği herhangi bir zaman anlamında. Teknoloji, insanların “ana saatlerin” zincirlerinden kurtulmalarına olanak tanır. Onların özgürlüklerini kutlayın ve ayrıca siz de bunun tadına varabilirsiniz.

5: İnsanlarla nerede olduğunuz ve ne yaptığınız konusunda konuşmaktan (ve soru sormaktan) vazgeçin

Uçaktaki o ilginç tipi tanıyorsunuz değil mi? Siz indiğinizde derhal kendi ofisini arayan ve insanlara daha yeni indiğini anlatmaya başlayan adamı… Siz de o kişinin rolünde olmayın. Biri sizi aradığında “Şu anda neredesin?” sorusunu soran kişi siz olmayın. Bir ROWE ortamında insanların nerede olduklarının bir önemi yoktur. Önemli olan tek şey insanların işin yapılmasını sağlamasıdır. Hangisini tercih edersiniz: İnsanların nerede olduklarını öğrenmeyi mi; yoksa sorularınıza cevap vermelerini mi?

6: Out-of-Office cevabınızı daha kullanışlı hale getirin (ya da hiç kullanmayın)

Birisine bir e-mail attığımızda otomatik bir Out-of-Office cevabı almak ve aradan bir saat geçtikten sonra aynı kişiden sorumuza cevap almak çoğu zaman can sıkıcı bir şeydir. Geleneksel bir çalışma ortamında, iş gittiğiniz yerle birlikte düşünülür ve gittiğiniz yer anlamına gelir. “Out of the office” çalışmadığınız anlamına gelir. Bir ROWE ortamında ise, iş gittiğiniz bir yer değil yaptığınız bir şeydir. Out-of-Office cevabınızı, sadece gerçekten kafanızı kaşımaya zaman bulamadığınız zamanlarda kullanın ve daha sonra da sizinle görüşmek isteyen kişiyle nasıl irtibata geçeceğinizi konusunda bilgi sahibi olun.

7: Teknolojinizi kullanarak açık bir irtibat yöntemleri hiyerarşisi oluşturun

Bir ROWE ortamında esas amaç ulaşılabilirlik olmamasına rağmen, insanlar gerçekten sizinle temasa Geçme ihtiyacı duyabilir ve verili koşullar altında sizinle irtibata geçmenin en iyi yolunu öğrenme ihtiyacı duyabilir. Siz de teknolojiyi kullanırken işinizi kontrol etme amacı taşıdığınız için, sizin de e-mail, sesli mail, vb. araçlar kullanarak insanlarla en açık şekilde iletişim kurmanız gerekebilir.  ihtiyacı duyarsınız. Bu sorunun üstesinden gelmek için, kullanacağınız irtibat yöntemlerine ilişkin bir hiyerarşi yaratın ki insanlar da sizinle nasıl irtibata geçebileceklerini bilsinler.

8: Outlook’da yinelenen bir toplantı yaratmadan önce düşünün

Bir ROWE ortamında her toplantı tercihe bağlıdır. İster yinelenen toplantılar olsun isterse de “zorunlu” toplantılar olsun hepsi tercihe bağlıdır. Hal böyleyken, yinelenen bir toplantı yaratmadan önce, ilk olarak bunun gerçekten de her hafta (veya her ay) aynı saatte gerçekleşmesine gerek olup olmadığını kendinize sorun. İş ihtiyaçlarını karşılamak için toplantı planlamasını anında yapmak genellikle daha iyidir. Veya belki de o toplantıyı hepten gereksiz görebilirsiniz…

9: İnsanların Outlook’u kontrol etmesine izin verin

İnsanların toplantıları sizin için programlamasına izin vermeyin. Kendi iş takviminiz üzerinde tam kontrole sahip olduğunuz bir kurumsal dünya hayal edin. (Bu gerçekten de harika olurdu…)

10: Herkese bir yabancı tüccar gibi davranın

Yurtdışından insanlarla görüştüğümüzde, dikkatli, özlü ve açık olmak zorundayız. Zamanın, mesafenin, dilin ve kültürün yarattığı engeller karşısında çok dikkatli olmak zorundayız. Ayrıca karşı tarafın yükümlüklerini yerine getireceği konusunda da tam bir güvene sahip olmak zorundayız. Onlara “Hey, üzerinde çalıştığımız iş konusunda bilahare sohbet etmek için uygun musunuz?” türünden bir not gönderemeyiz. Onlarla bu konuda hazırlıksız bir toplantıyı göze alamayız. Anında iş yapamayız. Şimdi, herkese bu şekilde davranırsak ne olabileceğini hayal edin.