Out of Office ile ilgili Sorunların Giderilmesi

Bu makalede, çalışır durumda olmayan bir Out of Office mesajının MFCMAPI ve MDBVUE32 gibi çeşitli araç ve teknikler kullanılarak nasıl ortadan kaldırılacağı üzerinde duracağız.

Genel Exchange haber gruplarının veya mail gönderme listelerinin pek çoğunda, çoğu zaman kendi kullanıcılarının  Out of Office mesajlarının harici olarak gönderilmesini sağlayamayan beceriksiz Exchange yöneticilerinden gelen iletilere rastlanır. Burada uygulanan tipik çözüm, Exchange’in yöneticinin Out of Office mesajlarını Exchange organizasyonundan harici olarak gerçekten de gönderip gönderemediğini belirlemesine olanak tanıyan bir ayara sahip olduğunu tespit etmektir.  Bu genellikle basit bir ayardır. Ama, diyelim ki Out of Office mesajları Exchange organizasyonu üzerinden kullanıcılara gönderilemedi; o zaman ne olacak? Bunun otomatik olarak gerçekleşmesi gerekmez mi? Bu makalede, gönderilemeyen Out of Office mesajlar sorununun çözümünde bize yardımcı olabilecek iki araçtan bahsedeceğiz. Yine de Out of Office ayarlarımızın denetimi için bu araçların kullanımını üzerinde durmadan önce, her ikisi de Outlook ve/veya Outlook Web Access (OWA) istemcilerinin kullanımını içeren iki prosedürü ele almak faydalı olabilir.

Ayarların denetlenmesi

Yapabileceğimiz ilk denetim, söz konusu ayarın kesin olarak elverişli olduğundan emin olmak için ayarı denemek ve Out of Office mesajını hem Outlook hem de OWA içerisinde resetlemektir. Bu işlemin kolayca yapılabilir olduğundan kuşku duyulmamalıdır; ama yine de yeni başlayan Exchange yöneticileri için bunun nasıl yağılacağını kısaca anlatmakta fayda görüyoruz:

1. Outlook’ta Araçlar menüsüne giderek Out of Office Assistant’ı seçin. Bu işlem sonucunda, Şekil 1’de gösterildiği gibi Out of Office Assistant penceresi açılacaktır. Buradan, I am currently In the Office’ı seçerek OK butonuna tıklayın. Sonraki adımda, Out of Office Assistant penceresini açma işlemini tekrarlayın, ama bu defa I am currently Out of the Office’ı seçerek OK butonuna tıklayın.  
2. OWA’da ise Out of Office Assistant ayarlar penceresini açmak için önce Options’a daha sonra da Out of Office Assistant’a tıklayarak aynı şeyi yapabilirsiniz. Bu işlem de Şekil 2’de gösterilmektedir. Şekil 2’nin Exchange 2007 ile çalışan OWA üzerinde dayandırıldığını gözden kaçırmayın.

 Şekil 1: Out of Office Assistant Penceresi

Şekil 2: OWA Out of Office Assistant Ayarları

Bu işlemi yaptıktan sonra, Out of Office’in gerçekten de doğru bir şekilde çalışıp çalışmadığını tekrar tekrar sınayabilirsiniz. Buna rağmen sorun yine de çözülmüyorsa diğer adıma geçebiliriz.

Kuralların temizlenmesi

Outlook istemcisini çeşitli problemleri ortadan kaldırmak için kullanılabilecek çeşitli başlatma anahtarları ile birlikte çalıştırmak mümkündür. Bu başlatma seçenekleri Microsoft Office’in sitesinde mevcuttur. Şekil 3’te belirtildiği şekilde /cleanrules anahtarı ile outlook.exe programını kolayca çalıştırabilirsiniz. Ancak bunu yapmadan önce inbox kurallarınızı, Rules and Alerts ana penceresindeki Options seçeneğinden ulaşabileceğiniz Export Rules butonunu kullanarak dışarı aktarmayı unutmayın.

Şekil 3: Outlook.exe /cleanrules’ın çalıştırılması

Bu işlemi yaptığınız halde sorun ortadan kalmıyorsa başka birkaç faydalı aracın kullanımı ile devam etmeliyiz.

MFCMAPI

Bir sonraki adımda, Out Of Office mesajının ayarlı olup olmadığını teyit etmek için MFCMAPI isimli bir aracı kullanmamız gerekmektedir. Bunu doğrulamak için Outlook veya OWA’dan farklı bir şey kullanmamız faydalı olabilir. MFCMAPI, MAPI’yı doğrudan görüntülemeye ve modifiye etmeye yarayan bir araçtır ve Microsoft downloads sitesinden download edilebilir. Bu araç Windows 2000 SP4, Windows 2003 veya Windows XP tarafından desteklenmektedir. Bu yazıda, bu araç üzerine aynı zamanda Outlook 2003’ün yüklenmiş olduğu Windows 2003 üzerinde çalıştırılacaktır. MFCMAPI’yı çalıştırmak gerçekten çok olaydır; işte yapmanız gerekenler:

1. İlk olarak MFCMapi.exe dosyasını çalıştırın; bu dosyayı çalıştırdığınızda MFCMapi ana penceresinin yanı sıra OK butonuna basarak anında kapatabileceğiniz bir About MFCMAPI penceresi de açılacaktır.
2. MFCMapi penceresine dönerek Logon ve Display Store Table seçeneklerinin önünde yer alan Session menü seçeneğine tıklayın. Daha önceden aşina olduğunuz Outlook profil penceresi açılacaktır ve buradan çalışmak istediğiniz ilgili profili seçmeniz mümkün.
3. Bağlantının bu aşamada yapılması gerekir; bu sırada ana pencerede kullanıcı bağlantısını göreceksiniz. Aşağıdaki Şekil 4’te User3’ün mailbox’ına (posta kutusu) bağlanmaktayız.

  Şekil 4: Başlangıç Mailbox Bağlantısı

4. Görüntülenen listeden mailbox profilini seçin. Diğer bir deyişle, Şekil 4’te Display Name sütununda Mailbox – User3’ı içeren satırı seçmekteyiz. Bu işlemi bir kez yaptıktan sonra alt bölmenin bilgi ile dolması gerekir.
5. Alt bölmede, PR_OOF_STATE özelliğine sahip bir isim bulana kadar ekranı aşağı kaydırın. Gözünüz doğru ya da yanlış kelimelerini simgeleyen T veya F harflerini göreceğiniz Value sütununda olsun. Şekil 5’te buna ilişkin bir örnek verilmektedir.

Şekil 5: PR_OOF_STATE Özelliği

6. Şekil 5’e bakarak PR_OOF_STATE değeri doğru olduğu için MFCMAPI’nın Out of Office’in User3 için ayarlı olduğunu teyit ettiği sonucuna varabiliriz.

MDBVU32

Tümüyle karmaşık olmamakla birlikte, yapabileceğiniz ikinci işlem, bir öncekine göre daha karmaşık olmaya başlayan MDBVU32 isimli bir yardımcı uygulamanın kullanımını gerektirmektedir. Bu yardımcı uygulama da Microsoft’un sitesinden download edilebilir. MDBVU32 ile ilişki olarak birisi ana uygulama dosyası olan MDBVU32.EXE ve diğer dördü de DLL dosyası olan PROPVU32.DLL, STATVU32.DLL, TBLVU32.DLL ve XVPORT.DLL toplam beş dosya vardır. MDBVU32, Out of Office kurallarını mailbox’tan silmek için kullanılabilir ve bu sayede bu kuralların bir şekilde bozulmuş olduğu varsayımına dayanarak kullanıcı tarafından yeniden yaratılabilir. İşte yapılması gerekenler:

1. MDBVU32.EXE dosyasını çalıştırın.
2. MDB Viewer Test Application penceresi açılacaktır ve bu sayfanın üst kısmında MAPILogonEx(MAPI_LOGON_UI) penceresi görünecektir. Sonraki pencerede MAPI_EXPLICIT_PROFILE’ı seçin ve OK’a tıklayın. Bu işlem Şekil 6’da gösterilmektedir.

 Şekil 6: MAPI_EXPLICIT_PROFILE Seçeneği

3. Bu aşamada Choose Profile penceresi görüntülenecektir. Buradan çalışmakta olduğunuz ilgili MAPI profilini seçin. Buradaki örnekte User 3’ün mailbox’ı ile ilgili profili seçmekteyiz.
4. Artık MDB Viewer Test Application penceresine erişilebilir. Buradan MDB menü seçeneğine tıklayın ve OpenMessageStore’u seçin. Bu işlemle birlikte, Şekil 7’de görüldüğü üzere, Select Message Store to Open penceresi görüntülenecektir.

 Şekil 7: Select Message Store to Open Penceresi

5. Çalışmak istediğiniz mailbox’ın seçildiğinden emin olun ve ardından Open butonuna tıklayın. Buna mukabil olarak Select Message Store to Open penceresi kaybolacaktır.
6. MDB Viewer ana penceresine dönerek MDB menü seçeneğini ve daha sonra Open Root Folder seçeneğini tıklayın. Şekil 8’de görüldüğü gibi MAPI_FOLDER – Root penceresi gelecektir.

 Şekil 8: MAPI_FOLDER – Root Penceresi

7. MAPI_FOLDER – Root penceresinin sol üst köşesinde alt klasörler görünecektir.  Top of Information Store alt klasörüne çift tıklayın ve bunun üzerine alt klasörler bölümünde aktüel mailbox klasörleri görüntülenecektir. Bu da Şekil 9’da gösterilmektedir.

Şekil 9: Mailbox Alt Klasörlerinin gösterilmesi

8. Inbox klasörüne çift tıklayın. Messages in Folder alanı şimdi bu mailbox’ın gelen klasöründe yer alan mesajların konu satırlarını gösterecektir. Örneğin, Şekil 10’da gelen klasöründe beş mesaj bulunduğunu görebilirsiniz. Ne var ki, pencerenin sağ üst köşesindeki Associated Messages in Fld başlıklı alana dikkat edin, bu şu anda ilgilenmekte olduğumuz konuya işaret ediyor.

Şekil 10: Gelen Mesajların Gösterilmesi

9. Ekranın Associated Messages in Fld alanında, kullanıcının Out Of Office ayarlarının yanı sıra oluşturduğu Outloouk kurallarına benzer şeyler içeren pek çok mesajla karşılaşacaksınız. Spesifik olarak bunlar cb ile başlayan mesajlardır. Bunu bir parça incelememiz gerekiyor. Silinmesi gereken iki mesaj bulunuyor; bunlardan birisi aktüel Out Of Office kuralını içermekte diğeri de Out Of Office şablonunu içermekte.
10. Bu mesajları özelliklerini görmek için sırasıyla her bir “cb:” mesajına çift tıklayın, bunun sonucunda yeni bir MAPI_MESSAGE penceresi açılacaktır. Bu pencerede, ekranın alt kısmında yer alan Message Properties alanının içeriğini inceleyin. Örneğin, aşağıdaki Şekil 11 ve 12’ye bakın. Bu örnekte, cb: mesajlarının ikincisinde, IPM.Note.Rules.Oof.Template.Microsoft’un bir PR_MESSAGE_CLASS özelliğinin yanı sıra kullanıcının aktüel Out of Office mesajına karşılık gelen bir PR_BODY özelliği incelenmektedir.

Şekil 11: PR_BODY Özelliği

Şekil 12: PR_MESSAGE_CLASS Özelliği

11. Aşağıdaki Şekil 13’te cb: mesajlarının üçüncüsünde MSFT:TDX OOF Rules’un 0X65EB özellikli bir mesajının incelendiğini görebilirsiniz. İşte bu iki cb: mesajı, silinmesi gereken mesajlardır. İlgilendiğimiz ikinci cb: mesajının 0X65EB özelliğine sahip olduğunu hatırlayın.

Şekil 13: 0X65EB Özelliği

12. Artık doğru cb: mesajlarını belirlediğimize göre, bunları silebiliriz. Bu işlem için ilk olarak Close butonunu kullanarak MAPI_MESSAGE penceresini kapatın; bu sayede MAPI_FOLDER penceresine geri dönmüş olacaksınız (Şekil 14). Daha sonra, Ctrl tuşuna basılı tutarak silinecek mesajları sırayla seçin. Bu pencerenin Associated Messages in Fld ve Folder Properties alanları arasında, Operations available(Select operation, then push Call Function Button) başlıklı bir açılır liste seçme kutusu göreceksiniz. Bu açılır listeden, lpFld-> DeleteMessages() seçeneğini seçin (Şekil 14).

Şekil 14: Mesajların silinmesi

13. Call Function… butonuna tıklayın; bu butona tıkladığınızda Şekil 15’te görüldüğü gibi bir pencere açılacaktır. İşlemi tamamlamak için bu penceredeki OK butonuna tıklamanız yeterli olacaktır.

Şekil 15: Call Function Sonuçlanma Penceresi

14. Artık Out of Office mesajlarını silebilir ve Şekil 16’da görüldüğü üzere MAPI_FOLDER penceresine geri dönebilirsiniz. Geriye tek bir cb: mesajının kalmasının normal bir Outlook kuralı olduğuna dikkat ediniz.

Şekil 16: Mesajlar Silindikten Sonra MAPI_FOLDER Penceresi

15. Bu aşamada, görüntülenecek üç pencerede de Close butonuna tıklayarak MDBVU32’den çıkış yapabilirsiniz ve böylece MDBVU32 ana penceresine geri dönmüş olursunuz. Buradan da Store Logoff seçeneğinin önündeki MDB menü seçeneğine tıklayabilirsiniz. lpMDB-> StoreLogoff() sonuçlanma penceresinde sadece OK’a basın ve daha sonra logoff (oturumu kapatma) işleminin tamamlandığına ilişkin gelen bilgi ekranında tekrar OK’a tıklayın. Daha sonra Session Logoff seçeneğinin önündeki Session menü seçeneğine tıklayabilirsiniz. Son olarak MDBVU32 yardımcı uygulamasından çıkış yapın.

Tabi ki, Out of Office kuralının yeniden etkin olabilmesi için kullanıcının kendi Out Of Office kuralını resetlemesi gerekecektir. Muhtemeldir ki, bu işlemin ardından Out of Office ayarı bu kullanıcı için hala etkin olacak ancak aktüel mesaj içeriği boş olacaktır.

Özet

Out Of Office ayarının çalışmaması gibi basit işlemler hem kullanıcılar hem de yöneticiler için can sıkıcı olabilmektedir. MDBVU32 gibi araçlar kullanarak Out Of Office ayarının resetlenmesi ilk bakışta bütünüyle göz korkutucu görünebilir, ancak bu makalede de görüldüğü gibi bu işlem ilk bakışta göründüğü kadar da zor değildir.